ما أهمية عمليات التشغيل الموحدة وراء نجاح المنظمة؟ | YRC

يمكن اعتبار إجراء التشغيل القياسي (SOP) في كلمة واحدة بمثابة الملاح لمؤسستك. تشير إجراءات التشغيل الموحدة إلى مجموعة من المبادئ التوجيهية التي تتبعها كل منظمة للعمل ؛ من الإدارة إلى التمويل ، ومنشأة إلى عمليات ، يمكنك إنشاء SOP لكل وظيفة عمل. لماذا ا؟ دعونا تحقق من.

من السهل تدريب الموظفين

عندما نتحدث عن تدريب الموظفين ، يتعين علينا تلبية تدريب المنتجين وعملية تدريب الموظفين الجدد ، وكذلك الترتيب للتدريب التنشيطي للموظفين الحاليين أو الموظفين الذين يتخلفون عن الأداء. الآن قد يطرح سؤال في عقلك. سيقوم المدرب بتوفير التدريب ، فما أهمية إجراء SOP؟

SOP مهم لأنه يمكننا تذكر ما يقال على الأكثر لمدة 10 دقائق. علاوة على ذلك ، إذا كان الأشخاص مطمئنين إلى مستند مكتوب ، فيمكنهم التركيز بشكل أكبر على ما يتم تدريسه بدلاً من أن يكونوا مشغولين في كتابة الملاحظات. إذا كنت تريد التأكد من آلية التدريب الخادعة ، فاستشر مستشارًا يمكنه توفير التدريب لك في هذا الصدد.

هيكل لمتابعة الروتين اليومي

تحتوي SOP المكتوبة جيدًا على تمثيل توضيحي في شكل مخططات انسيابية ورسوم توضيحية مشروحة وخرائط ومخططات.

هذا يساعد الموظفين على أداء الروتين اليومي بكفاءة كما في أي وقت يواجهون فيه مشكلة يمكنهم الرجوع إلى هذه المخططات تحت تدفق العملية بالضبط. لجعل الحياة أسهل بالنسبة لشعبك ، خذ نسخة مطبوعة من نفس الشيء وأعلقها أمام مكاتبهم.

علاوة على ذلك ، توفر SOP إمكانية التنبؤ في وظائفهم. يمكنهم تحسين مهاراتهم في كل مهمة مما يؤدي بدوره إلى تحسين أدائهم.

عملية لفحص الجودة

كل عميل لديه مستوى معين من التوقع من السلع أو الخدمات التي يدفع ثمنها.

إذا كان هناك إجراء تشغيل قياسي في المكان ، فيمكنك استخدام فريق جودة للتحقق مما إذا كانت جودة السلع والخدمات على قدم المساواة ، وفقًا للإرشادات المذكورة في SOP.

من خلال اتباع SOP على أساس منتظم ومع أخطاء ردود الفعل الفعالة سوف يقلل بالتأكيد. هذا لا يضمن رضا العملاء المعزز فحسب ، بل يمنع أيضًا ازدواجية العمل. لأنه إذا كانت هناك اختلافات ، فإن إعادة العمل مطلوبة ، وهي أوقات تستهلكها وتكلفتها عالية.

إجراء تقييم أداء شفاف

باستخدام SOPs ، يمكنك وضع مؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs) لموظفيك. يجب أن يدور وصف الوظيفة حول SOP لأن إجراءات التشغيل القياسية (SOPs) تحتوي على مؤشرات رئيسية متعلقة بالعمل الذي يجب القيام به.

عندما يتم قياس إنتاجية الموظف على أساس إجراء العمل الموحد الذي تم توفيره له ، يكون احتمال تقييم الأداء غير المتحيز أعلى بكثير.

هل تحتاج إلى رؤية أفضل حول كيفية ربط SOP بتقييم الأداء؟ احصل على المساعدة من أحد الاستشاريين الذين لديهم خبرة في صياغة SOPS وفي تنفيذ ذلك.

تكرار سلس للعملية

عندما تقوم بتوسيع نشاطك التجاري عبر المواقع ، فأنت بحاجة إلى إبلاغ مهمتك ورؤيتك لكل موظف في هذه المواقع ؛ وهي ليست مهمة سهلة.

عندما تضع إطار عمل SOP ، فإنه ليس مجرد إرشادات لأداء وظيفة ولكن مستند يتحدث عن توقعاتك من الموظفين ومهمتك ورؤيتك حول العمل.

لذا ، فإن SOP تساعد كل فرع على العمل بنفس الطريقة ، مع تقديم نفس جودة الخدمة لعملائك. كما أنه من الأسهل تتبع أداء كل فرع بناءً على امتثالها لـ SOP.

تفويض سريع للعمل

هل أنت في إجازة بسبب بعض الإلحاح؟ يمكن لأي شخص أن يكون بمثابة نسخة احتياطية إذا كان لديك SOP في المكان. باتباع خريطة العملية والإرشادات المذكورة في SOP ، يمكن القيام بأي عمل بشكل صحيح في المرة الأولى ، مع وجود فرص أقل للأخطاء.

ولكن ليست كل الشركات تستفيد من نوع مماثل من SOP. يعتمد ذلك على الأشخاص الذين سوف يستخدمون SOP ، وعلى صاحب العمل ومتطلبات العملاء. بعض النصائح التي يمكن أن تساعدك في الحصول على أفضل إجراءات التشغيل الموحدة لمؤسستك / فريقك.

• جمع العملاء VOC (صوت العميل) - أي عمل يدور حول توقعات عملائها وبالتالي يجب أن يكون SOP المبادئ التوجيهية التي تلتزم VOC العملاء.

• التحديث بانتظام - التغيير هو الشيء الوحيد الثابت في الحياة ؛ هذا الموضوع لا يختلف عندما نتحدث عن الشركات وتوقعات العملاء. حتى التقاط العملاء VOC على أساس منتظم (من خلال المكالمات والدراسات الاستقصائية) وتحديث SOP على أساس نفسه.

• ضمان الالتزام - وفقًا لعلم النفس الإنساني المشترك ، لا نريد دائمًا اتباع الإرشادات والقواعد واللوائح. لذلك في البداية ، قد تواجه تحديات في جعل فريقك يتبع SOP. احترس وتأكد من اتباع SOP بصرامة.

لذلك ، سواء لتعزيز مؤهلات البائعين ، وضمان التعامل الفعال مع المواد الخام وتخزينها وإصدارها وسلامة عمليات التصنيع ، أيا كان متطلبك ، فانتقل إلى SOP. إشراك خبير استشاري يمكنه وضع إطار عمل قياسي (SOP) ونشر الوعي بين أعضاء فريقك وتمكين علاقة قوية بين موظفيك وعملائك.

لقراءة المزيد من الموضوعات المتعلقة بهذا انقر هنا: 4 فوائد دمج ERP مع SOP | YRC ، كيف ستساعد إجراءات التشغيل الموحدة في توسيع الامتياز التجاري؟ | YRC ، كيف ستفيد إجراءات التشغيل الموحدة في تجارة التجزئة بالجملة | YRC ، 05 أسباب لماذا يجب عليك تطوير إجراءات التشغيل الموحدة لمتاجر البيع بالتجزئة | YRC ، 5 أسباب لتطوير إجراءات التشغيل الموحدة للمطاعم - الجزء الثاني | YRC

لقراءة المزيد من الموضوعات المتعلقة بـ "إدارة الأعمال" ، راجع "SOP" و "الامتياز": YRC Blogs.

نُشر في الأصل في www.yourretailcoach.in في 6 نوفمبر 2017.