بعض الطرق لتكون أكثر إنتاجية في العمل

تجلس على مكتبك تنوي تمامًا سحق قائمة المهام الخاصة بك ، ولكن قبل أن تعرفها ، ينتهي اليوم وقد أنجزت جزءًا صغيرًا فقط مما خططت للقيام به. أنت تعد نفسك بأنك ستعمل لفترة أطول وأصعب في اليوم التالي لإنجاز المزيد.

هل هذا يبدو مألوفا؟

أن تكون منتجًا لا يعني دائمًا تخصيص مزيد من الوقت والعمل بجد. يتعلق الأمر بأن تكون أكثر ذكاءً في إدارة الوقت الذي لديك. لكن ماذا يعني ذلك لك؟

يضيع معظم وقتنا في المهام التي لا نحتاج إلى القيام بها حقًا ، أو في المهام التي لا نحبها والتي تتسبب في جر أقدامنا ، أو حتى على محاولة القيام بالكثير في وقت واحد. ولكن يمكن (وسوف!) تتحسن. على الرغم من عدم وجود حبة سحرية تجعلك أفضل في إدارة الوقت ، فهناك خطوات يمكنك اتخاذها لتشكيل أفضل وأكثر إنتاجية.

أولاً ، تعرف على كيفية قضاء وقتك

ماذا تفعل بوقتك؟ الخطوة الأولى نحو يوم أكثر إنتاجية هي تحديد المكان الذي يمضي فيه وقتك حاليًا. في الأسبوع التالي ، تابع كل ما تفعله خلال ساعات العمل. في كل مرة تقوم فيها بتبديل المهام ، اكتبها.

  • 8:00 صباحا تناولوا الفطور
  • 8:15 صباحا قهوة مخمرة
  • 8:20 صباحا نظرت في الفيسبوك
  • 8:30 صباحا استيقظت لتناول القهوة
  • 8:40 صباحًا فحص البريد الإلكتروني
  • …وما إلى ذلك وهلم جرا.

في نهاية الأسبوع ، انظر إلى هذه القائمة وضع علامة على كل ما لم يساعدك على الاقتراب من تحقيق أهدافك للأسبوع. هل يمكنك تحديد الأنماط؟ هل كان لديك وفرة من الانقطاعات؟ هل قمت بتبديل المهام أكثر مما ينبغي لك؟ هل كنت بحاجة حقًا إلى التحقق من Facebook أثناء انتظار القهوة لتستمتع بها أو هل كان بإمكانك الحصول على السبق في رسائل البريد الإلكتروني بدلاً من ذلك؟

بمجرد تحديد الأنشطة التي تهدر وقتك ، يمكنك اتخاذ خطوات إما لقضاء وقت أقل في هذه الأشياء أو التوقف عن القيام بها تمامًا.

نهض وتألق مع إجراءات أكثر كفاءة

على الرغم من أنه لا يتم توصيل كل شخص ليصبح شخصًا صباحيًا ، فإن وجود أهم المهام ثم معالجتها أولاً هو استراتيجية سهلة التنفيذ. يبدأ بعض الأشخاص أيامهم بالتأمل أو اليوجا أو الاستحمام المريح بموسيقاهم المفضلة ، متبوعًا بوجبة إفطار مغذية.

إذا أمكنك ، قم بجدولة معظم اجتماعاتك في فترة ما بعد الظهر ، حتى تتمكن من الحصول على أصعب العناصر في قائمة مهامك التي يتم تناولها في الصباح بينما لا تزال جديدًا. سيؤدّي تأجيل الأشياء الصعبة حتى وقت لاحق من اليوم إلى نتائج عكسية مع دخول التعب في النهاية ، مما يزيد من صعوبة القيام بمهمة صعبة بالفعل.

قل لا لتعدد المهام

قد يكون لديك انطباع بأن تعدد المهام طريقة جيدة لإنجاز المزيد. ومع ذلك ، يقول العلم عكس ذلك تمامًا في حين أن معظم الناس لا يجدون صعوبة في المشي والتحدث أو الأكل والقراءة في نفس الوقت ، فإن القيام بمهمتين أو أكثر من المهام المماثلة - مثل التحدث والقراءة ، شيء كثير منا يحاول القيام به أثناء الرد على رسائل البريد الإلكتروني - يستخدم المعرفي المماثل وظائف ومحاولة القيام بها في نفس الوقت سيستغرق وقتا أطول.

لذا في المرة القادمة التي تعتقد فيها أنه يمكنك توفير بعض الوقت من خلال إجراء مكالمة هاتفية وكتابة منشور مدونة في نفس الوقت ، فكر مرة أخرى: ستقوم بعمل أفضل وأكثر كفاءة في كليهما من خلال القيام بها في وقت واحد.

خذ استراحة - فهي ليست ضارة

لا نحتاج إلى العلم ليخبرنا أن العمل على شيء ما لفترة طويلة يؤدي إلى الإرهاق: يعاني التركيز ويصبح من السهل تشتيت انتباهنا.

ما يقوله العلم هو أن أخذ فترات راحة قصيرة يساعد. حاول مقاومة إغراء "الانقطاع" عن طريق فعل شيء مشابه لما كنت تفعله بالفعل. لن يساعدك الجلوس على مكتبك والتمرير عبر Instagram على التحديث بالكامل.

عندما يحين وقت الابتعاد عن عملك ، قف وقم بنزهة قصيرة قبل العودة إلى المهمة التي بين يديك. لا يمكن للمشي أن يحسن تركيزك بمجرد عودتك فحسب ، بل يمكنه أيضًا أن يمنحك إبداعًا.

إذا كنت من النوع الذي يتجاهل الإرهاق ، أو لا يمكنك معرفة وقت حدوثه ، فهناك أشياء يمكنك القيام بها لضمان أخذ قسط من الراحة. على سبيل المثال ، اضبط المنبهات على هاتفك لتذكيرك بالاستيقاظ. إذا وجدت نفسك تتجاهلهم ، فجرّب تطبيقًا يحظر قدرتك على مواصلة العمل مثل Time Out for Mac.

قلل المقاطعات إلى الحد الأدنى

تعني الكفاءة التركيز على المهمة قيد التنفيذ ، ويتطلب التركيز الحد الأدنى من الانقطاعات. ابدأ بالتحكم في الإخطارات ؛ قم بإيقاف تشغيل الكل باستثناء أهمها. استخدم الوظائف المدمجة في هاتفك وجهاز الكمبيوتر لتصفية الضوضاء غير الضرورية ، ووضع علامة "عدم الإزعاج" على الباب.

يتردد بعض أصحاب الأعمال في عزل أنفسهم لفترة من الزمن. ماذا لو كانت هناك حالة طوارئ مع عميل؟ إذا كان هذا مصدر قلق بالنسبة لك ، فكر في الأمر بهذه الطريقة: إذا كان لديك اجتماع عميل لمدة ساعة ، فلن تقطع الاجتماع لمكالمة هاتفية مرتجلة أو للرد على بريد إلكتروني من عميل آخر. تعامل مع وقت العمل بنفس الطريقة.

إذا كنت في نشاط تجاري حيث تظهر مشكلات العملاء الحساسة للوقت بشكل متكرر ، ففكر في استخدام أداة تفكير في البريد الإلكتروني تمثل مشكلة الفرز. على سبيل المثال ، إذا كان الأمر عاجلاً ، فاطلب منهم الاتصال بك. خلاف ذلك ، قم بجدولة ثلاث إلى أربع مرات خلال اليوم حيث تحضر فقط إلى البريد الإلكتروني وتضمين تلك الأوقات في تفكيرك المحدد لتعيين التوقعات.

استخدم مقياس الجدولة

ابدأ في جدولة قائمة المهام الخاصة بك مع مجموعات من الوقت ، مرتبة في تسلسل الأولويات مع تطبيق التقويم. يعد Google Calender خيارًا مجانيًا رائعًا وسيتزامن بسهولة مع معظم تطبيقات التقويم على الأجهزة المحمولة. اسمح بإشعارات سطح المكتب أو الهاتف المحمول حتى تكون على علم بموعد بدء المهمة التالية.

يمكنك أيضًا تجربة Pomodora ، وهو نظام شائع يمكنك من خلاله ضبط مؤقت يصدر طنينًا بزيادات 25 دقيقة. بمجرد الانتهاء من أربعة ، يتم توجيهك لأخذ قسط من الراحة.

عندما تبدأ ، لا تشعر بالإحباط إذا وجدت أن وقتك المحظور على العناصر ينفد قبل أن تنهيها بالفعل. إذا لم تكن قد عاشت جدولًا زمنيًا من قبل ، فستحتاج إلى بعض الوقت للتجربة والخطأ للحصول على التوقيت الصحيح. في النهاية ، ستصبح أكثر دراية بالوقت الذي تستغرقه بعض المهام. لا يمكن أن يساعد هذا في إنتاجيتك فحسب ، بل يمكن أن يساعد أيضًا في الكشف عما إذا كنت لا تشحن ما يكفي لوقتك!

ابحث عن رفيق

كونك مسؤولاً عن وقتك وجدولك الزمني هو أرض خصبة للتماطل ، ويمكن أن يهرب الوقت منك. ومع ذلك ، يمكنك إعداد شريك مساءلة خاص بك لمساعدتك في الوصول إلى أهدافك ووضع تقنيات الإنتاجية هذه موضع التنفيذ. سواء كان ذلك الشخص صديقًا أو زميلًا أو فردًا من العائلة أو استشاري إنتاجية تستخدمه لمساعدتك في تدريبك ، فسيتحمل مسؤولية خيبات الأمل فيك والتعبير عن ذلك إذا لم تحقق أهدافك.

الإنتاجية تمامًا مثل أي مهارة أخرى - من خلال الممارسة والمثابرة ؛ يمكنك التحكم بشكل أكبر في وقتك. إن العمل الإضافي الذي يستغرقه تعلم كيفية الوصول إلى هناك سيتم دفعه مرات لا حصر لها مع ضغط أقل ، ووقت أطول للترفيه ، والمزيد من العمل الجيد الذي سيلاحظه زملائك وعملائك.

هل جربت أيًا من هذه الأساليب؟ دعني اعرف ردك

شكرا للقراءة أعلاه. إذا كنت تحب أعلاه لا قاعدة اتصال معي. قراءة سعيدة. استمر بالابتسامة.