طرق قليلة لتكون أكثر إنتاجية في العمل

تجلس على مكتبك تنوي تمامًا سحق قائمة مهامك ولكن قبل أن تعرف ذلك ، انتهى اليوم ولم تحقق سوى جزء بسيط مما حددته. تعد نفسك بأنك ستعمل لفترة أطول وأصعب في اليوم التالي لإنجاز المزيد.

هل هذا الصوت مألوف؟

أن تكون منتجًا لا يعني دائمًا تخصيص المزيد من الوقت والعمل بجدية أكبر. يتعلق الأمر بكونك أكثر ذكاءً مع إدارة الوقت المتاح لديك. ولكن ماذا يعني ذلك بالنسبة لك؟

يضيع معظم وقتنا في مهام لا نحتاج إليها فعلاً ، أو في مهام نكرهها والتي تجعلنا نسحب أقدامنا ، أو حتى في محاولة القيام بالكثير في وقت واحد. ولكن يمكن (وسوف) تتحسن. رغم عدم وجود حبوب سحرية تجعلك أفضل في إدارة الوقت ، إلا أن هناك خطوات يمكنك اتخاذها لتشكيل أفضل وأكثر إنتاجية.

أولاً ، تعرف على كيفية قضاء وقتك

ماذا تفعل مع وقتك؟ تتمثل الخطوة الأولى نحو يوم أكثر إنتاجية في تحديد الوقت الذي يمضي فيه الوقت. للأسبوع القادم ، تابع كل ما تفعله خلال ساعات العمل. في كل مرة تقوم فيها بتبديل المهام ، اكتبها.

  • 8:00 صباحًا تناولوا الإفطار
  • 8:15 صباحًا القهوة المخمرة
  • 8:20 صباحًا نظرت إلى Facebook
  • 8:30 صباحًا نهضت للحصول على القهوة
  • 8:40 صباحًا فحص البريد الإلكتروني
  • …وهلم جرا.

في نهاية الأسبوع ، انظر إلى هذه القائمة وقم بتمييز كل شيء لم يساعدك في الاقتراب من الوصول إلى أهدافك لهذا الأسبوع. يمكنك التعرف على الأنماط؟ هل لديك وفرة من الانقطاعات؟ هل قمت بتبديل المهام أكثر مما يجب؟ هل كنت بحاجة حقًا إلى التحقق من Facebook أثناء انتظار أن تطفو هذه القهوة أو هل يمكن أن تكون قد بدأت في رسائل البريد الإلكتروني بدلاً من ذلك؟

بمجرد تحديد الأنشطة التي تهدر وقتك ، يمكنك اتخاذ خطوات إما لقضاء وقت أقل في هذه الأشياء أو التوقف عن القيام بها تمامًا.

الصعود وتألق مع إجراءات أكثر كفاءة

على الرغم من أن الجميع ليسوا سعيًا ليكونوا صباحًا ، إلا أن القيام بالمهام الأكثر أهمية أولاً ثم تنفيذها هو استراتيجية سهلة التنفيذ. يبدأ بعض الأشخاص أيامهم بالتأمل أو اليوغا أو الاستحمام المريح مع الموسيقى المفضلة لديهم ، تليها وجبة إفطار مغذية.

إذا كنت تستطيع ، يمكنك جدولة معظم اجتماعاتك لفترة ما بعد الظهر ، بحيث يمكنك الحصول على أصعب العناصر في قائمة المهام الخاصة بك في الصباح بينما لا تزال حية. إن إيقاف تشغيل الأشياء الصعبة حتى وقت لاحق من اليوم سيؤدي إلى نتائج عكسية مع بدء التعب في النهاية ، مما يجعل من الصعب القيام بمهمة صعبة بالفعل.

قل لا لتعدد المهام

قد تكون تحت الانطباع بأن تعدد المهام هو وسيلة جيدة لإنجاز المزيد. ومع ذلك ، فإن العلم يتعارض تمامًا في حين أن معظم الأشخاص لا يجدون صعوبة في المشي والتحدث أو الأكل والقراءة في نفس الوقت ، فإن القيام بمهامتين أو أكثر من المهام المماثلة - مثل التحدث والقراءة ، شيء يحاول الكثير منا القيام به أثناء الرد على رسائل البريد الإلكتروني - استخدم نفس المعرفي وظائف ومحاولة القيام بها في نفس الوقت سيستغرق في الواقع وقتا أطول.

لذلك في المرة القادمة التي تعتقد أنه يمكنك فيها توفير بعض الوقت عن طريق إجراء مكالمة هاتفية وكتابة منشور في نفس الوقت ، فكر مرة أخرى: ستقوم بعمل أفضل وأكثر كفاءة في كليهما من خلال القيام بهما مرة واحدة.

هل تأخذ استراحة - أنها ليست ضارة

لا نحتاج إلى العلم لإخبارنا أن العمل على شيء لفترة طويلة من الزمن يؤدي إلى التعب: التركيز يعاني وأصبح من السهل صرف انتباهنا.

ما يقوله العلم هو أخذ فترات راحة قصيرة. حاول أن تقاوم إغراء "الانفصال" عن طريق القيام بشيء مماثل لما كنت تفعله بالفعل. الجلوس على مكتبك والتمرير خلال Instagram لن يساعدك على التحديث بالكامل.

عندما يحين الوقت للابتعاد عن عملك ، قف وقم بنزهة قصيرة قبل العودة إلى المهمة التي بين يديك. لا يمكن للمشي تحسين تركيزك بمجرد عودتك ، بل يمكن أن يمنحك أيضًا إبداعًا.

إذا كنت من النوع الذي يتجاهل الإرهاق ، أو لا يستطيع معرفة متى تم تعيينه بالفعل ، فهناك أشياء يمكنك القيام بها للتأكد من أنك تأخذ فترات راحة. على سبيل المثال ، اضبط الإنذارات على هاتفك لتذكيرك بالاستيقاظ. إذا وجدت نفسك تتجاهلهم ، فجرب تطبيقًا سيمنع قدرتك على الاستمرار في العمل مثل Time Out for Mac.

الحفاظ على الانقطاعات إلى الحد الأدنى

الكفاءة تعني التركيز على المهمة في متناول اليد ، والتركيز يتطلب الحد الأدنى من الانقطاعات. ابدأ بالتحكم في الإخطارات ؛ قم بإيقاف تشغيل جميع ما عدا أهمها. استخدم الوظائف المدمجة على هاتفك وجهاز الكمبيوتر لتصفية الضوضاء غير الضرورية ، ووضع علامة "عدم الإزعاج" على الباب.

بعض أصحاب الأعمال يترددون في قطع أنفسهم لفترة من الزمن. ماذا لو كانت هناك حالة طوارئ مع عميل؟ إذا كان هذا مصدر قلق لك ، فكر في الأمر بهذه الطريقة: إذا كان لديك اجتماع للعميل لمدة ساعة ، فلن تقاطع الاجتماع لإجراء مكالمة هاتفية مرتجلة أو للرد على رسالة بريد إلكتروني من عميل آخر. علاج وقت العمل بنفس الطريقة.

إذا كنت تعمل في شركة تطرح فيها مشكلات العميل الحساسة للوقت بشكل متكرر ، ففكر في استخدام بريد إلكتروني يفكر في حل هذه المشكلة. على سبيل المثال ، إذا كان الأمر عاجلاً ، فاطلب منهم الاتصال بك. خلاف ذلك ، حدد جدولًا من ثلاث إلى أربع مرات خلال اليوم الذي تحضر فيه فقط للبريد الإلكتروني ، وقم بتضمين تلك الأوقات في رغبتك في تحديد التوقعات.

استخدم عداد الجدولة

ابدأ في جدولة قائمة المهام الخاصة بك مع مجموعات من الوقت ، مرتبة حسب تسلسل الأولوية باستخدام تطبيق تقويم. يعد Google Calender خيارًا مجانيًا وسيتزامن بسهولة مع معظم تطبيقات التقويم على أجهزة الجوال. السماح بإشعارات سطح المكتب أو الجوّال حتى تكون على دراية بموعد بدء المهمة التالية.

يمكنك أيضًا تجربة Pomodora ، وهو نظام شائع يمكنك من خلاله تعيين جهاز ضبط وقت يعمل لمدة 25 دقيقة. بمجرد أن تصل إلى الرابعة ، يتم توجيهك لأخذ قسط من الراحة.

عندما تبدأ ، لا تشعر بالإحباط إذا وجدت نفسك ينفد من الوقت المحظور في العناصر قبل أن تنتهي بالفعل. إذا لم تكن على قيد الحياة وفقًا لجدول زمني من قبل ، فإن الأمر يتطلب بعض التجربة والخطأ للحصول على التوقيت الصحيح. في النهاية ، ستصبح أكثر معرفة حول المدة التي تستغرقها بعض المهام. لا يمكن أن يساعدك هذا في إنتاجيتك فحسب ، بل يمكن أن يساعد أيضًا في الكشف إذا كنت لا تدفع رسومًا كافية لوقتك!

العثور على رفيق

أن تكون مسؤولاً عن وقتك وجدولك الخاص هو أرض خصبة للتسويف ، ويمكن للوقت أن يهرب منك. ومع ذلك ، يمكنك إنشاء شريك مساءلة خاص بك لمساعدتك في الوصول إلى أهدافك ووضع تقنيات الإنتاجية في الاعتبار. سواء كان ذلك الشخص صديقًا أو زميلًا أو أحد أفراد الأسرة أو مستشارًا في مجال الإنتاج تقوم بتعيينه لمساعدتك في تدريبك ، فسوف يتحمل مسؤولية خيبة أملك والتعبير عن أنك إذا لم تحقق أهدافك.

الإنتاجية مثل أي مهارة أخرى - مع الممارسة والمثابرة ؛ يمكنك الحصول على مزيد من التحكم في وقتك. إن العمل الإضافي الذي يتطلبه تعلم كيفية الوصول إلى هناك سيتم دفعه مرات لا تحصى مع ضغوط أقل ، ووقت أكثر لقضاء وقت الفراغ ، والمزيد من العمل الجيد الذي سيلاحظه زملاؤك وعملائك.

هل جربت أي من هذه التقنيات؟ اسمحوا لي أن أعرف ردكم.

شكرا للقراءة أعلاه. إذا أردت أعلاه لا تلمس قاعدة معي. قراءة سعيدة. استمر بالابتسامة.