12 استراتيجية تساعدني (و 108 موظفين) في التغلب على التسويف

صورة من اجتماع فريق JotForm

هناك مهمة واحدة كان من المعروف أن أتجنبها: الذهاب إلى طبيب الأسنان.

ويبدو أنني لست وحدي.

في دراسة أجريت في المملكة المتحدة عام 2015 ، كانت زيارة طبيب الأسنان رقم 6 في قائمة الأنشطة العشرة الأكثر شيوعًا التي يماطلها الناس.

فمن المنطقي تماما بالنسبة لي. حتى التنظيف الروتيني غير مريح ، مع كل ذلك الكشط والشفط والتلميع. ما لم تكن تعاني من الألم ، فمن السهل تأجيل الموعد التالي.

ومع ذلك ، فإن كرسي طبيب الأسنان هو أحد الأشياء الوحيدة التي أتجنبها.

بعد 12 عامًا من إنشاء شركتي ، JotForm ، يمكنني القول بصدق أنني لم أعد أؤخر - وهذا ليس لأن لدي قوة إرادة خارقة.

بدلاً من ذلك ، قمت بتطوير أنظمة وتكتيكات تجعل من المستحيل تقريبًا تأخير ما يجب القيام به.

لماذا لا أستطيع العمل؟

قبل أن نتمكن من التغلب على التسويف ، من المهم أن نفهم سبب قيامنا بذلك.

يوضح المؤلف جيمس كلير أن الفلاسفة اليونانيين بما في ذلك سقراط وأرسطو طوروا كلمة akrasia لوصف حالة التصرف ضد حكمك الأفضل.

في المصطلحات الحديثة ، يقول كلير لدينا جميعًا نفس الحاضر ، التي تريد إشباعًا فوريًا ، ونفس المستقبل ، التي تقدر المكافآت طويلة المدى:

"... بينما يمكن لذات المستقبل تحديد الأهداف ، يمكن للذات الحالية فقط اتخاذ الإجراءات.
عندما يحين الوقت لاتخاذ القرار ، لم تعد تختار لنفسك المستقبلية.
أنت الآن في اللحظة الحالية ، ودماغك يفكر في الذات الحالية ".

التسويف غالبًا ما يبدو وكأنه تخريب ذاتي. نفسك الحالية تبطل نفسك المستقبلية من أجل الحصول على ما تريده - الآن.

عندما بدأت رحلتي في تنظيم المشاريع ، اتخذت خيارًا واعيًا للعب اللعبة الطويلة. لقد طورت الأعمال ونمت ببطء ، من مجرد عدد قليل من المستخدمين في عام 2006 إلى أكثر من 3.5 مليون اليوم.

ربما لم أكن قد فهمت شد الحبل النفسي بين الحاضر والمستقبل ، لكنني كنت أعلم أن كل خطوة صغيرة تضيف. لقد عملت باستمرار وتعلمت كيفية إدارة محفزات التسويف الخاصة بي.

الآن لدينا أكثر من 100 موظف في قارتين ، وقد أنشأنا أيضًا ثقافة مناهضة للمماطلة.

وفقًا لزملائنا والاستشاريين والعملاء (الذين أثق بهم لإخبارنا بالحقيقة) ، ينجز فريقنا المهام. نحن نعمل بسرعة وفعالية ، دون احتراق في هذه العملية.

عندما يؤجج التسويف الإبداع

في حين أن تجنب مهامك يمكن أن يكون له عواقب وخيمة ، لا يتم إنشاء جميع المماطلة على قدم المساواة.

في مقال نشرته صحيفة نيويورك تايمز عام 2016 ، يشارك أستاذ الإدارة وعلم النفس آدم غرانت تجربة أجراها طالب سابق ، Jihae Shin.

اشتبهت شين في أن التسويف يمكن أن يعزز الإبداع ، لذا صممت تجربة حيث يقوم المشاركون بتطوير أفكار تجارية جديدة.

  • قيل بعضهم لبدء العصف الذهني على الفور ،
  • بينما سُمح للآخرين بالتسويف عن طريق لعب كاسحة الألغام أو سوليتير قبل الغوص.

عندما قيم المقيمون المستقلون أفكار الأعمال ، كانت خطط المماطلون أكثر إبداعًا بنسبة 28 بالمائة.

يكتب غرانت: "عندما لعب الناس ألعابًا قبل إخبارهم بالمهمة ، لم تكن هناك زيادة في الإبداع". "فقط عندما علموا بالمهمة لأول مرة ثم تأجيلهم ، اعتبروا المزيد من الأفكار الجديدة. اتضح أن التسويف شجع التفكير المتباعد.

يشير جرانت إلى ستيف جوبز وبيل كلينتون وفرانك لويد رايت وكاتب السيناريو آرون سوركين كأمثلة على مفكرين مبدعين ومبدعين للغاية والذين كانوا (وما زالوا) مسوقين مزمنين.

الخط الفاصل بين الخمول والمستوحى

لذا ، كيف تعرف الفرق بين التأخير المعقول الذي يحفز على الإبداع والتسويف المدمر؟

في مقال لصحيفة The Atlantic ، يقول المؤلف ديريك طومسون أن عواطفنا تحمل المفتاح. يشير إلى عمل أستاذ علم النفس جوزيف فيراري ، ويوضح أننا نماطل لسببين:

"(1) نحن نتأخر في اتخاذ إجراء لأننا نشعر أننا في مزاج خاطئ لإكمال المهمة ، و (2) نفترض أن مزاجنا سيتغير في المستقبل القريب."

نصنع أعذارًا مألوفة ، مثل "سأحصل على هذه القطعة من الكعكة الآن وأعمل بجد أكبر في صالة الألعاب الرياضية غدًا". تستمر الدورة وينتهي بنا الأمر في "حلقة الموت المماطلة".

ليس من السهل دائمًا التمييز بين خطوة صحية إلى الوراء وتجنب كلاسيكي ، لكنني أوافق على أنه يتطلب تسجيل وصول عاطفي.

أحب أن أسأل نفسي وفريقي لماذا ننتظر - لإنهاء مهمة أو اتخاذ قرار أو معالجة مشكلة - وإذا كان هذا التأخير سيخدمنا حقًا.

أنا أيضًا من أنصار الاستقرار. لا يمكنك تفادي ثغرات التسويف إذا كنت تحارب الحرائق دائمًا ، سواء في عملك أو في حياتك الشخصية.

على سبيل المثال ، إذا كان الخادم يتعطل دائمًا ، فحاول حل السبب الأساسي. لا تستمر في إصلاح نفس المشكلة. قم بإنشاء أنظمة مريحة ومتكررة ومعقولة تدعمك بالفعل.

كيف يبقى فريقنا منتجًا وسعيدًا

يعمل موظفونا في JotForm في فرق صغيرة متعددة الوظائف. كل مجموعة مفوضة لاتخاذ قراراتها وتنفيذها. لديهم مساحة واستقلالية.

نحاول أيضًا:

1. سحق التردد ومجهول

الأسئلة الغير مجاب عنها يمكن أن تؤدي إلى التسويف. تعمل فرقنا المكونة من 4 إلى 5 أعضاء في نفس المشروع ، لذا لا يتعين عليهم انتظار شخص آخر لإعطائهم الضوء الأخضر. إنهم لا يجاهدون للحصول على الجميع في نفس الغرفة (وفي نفس الصفحة) أيضًا. كلما كان لديك المزيد من الإجابات ، كان من السهل المضي قدمًا.

2. التعاون في الوقت الحقيقي

عندما نتعثر ، غالبًا ما نستخدم تقنية تسمى التوجيه المشترك. سيجلس شخصان معًا على نفس جهاز الكمبيوتر ويتحدثان عن المشكلة. يتشاركون التقنيات والأفكار. نحن أيضًا مساعدون في التدريب من أجل تدريب موظفين جدد. ليس فقط رائعًا للتعلم والدفع من خلال الكتل ، ولكنه يمنع التأخير. شخص ما يراقب عملك حرفيا ، لذلك لا يمكنك تبديل المهام أو المغادرة لبعض الوقت.

3. كسرها

اقطع المشاريع الكبيرة إلى خطوات صغيرة يسهل التعامل معها. سوف تتجنب الاختناقات والإحباط ، بينما تستمتع بمكافأة التقدم المستمر. كل فعل صغير يساعد على القضاء على الاحتكاك ويقربك من حالة الانتهاء.

4. خفض البيروقراطية

الانتظار يقتل الإنتاجية. يمنع تقدم الفريق ويستنزف الإثارة. نحاول الحفاظ على مكتب مبسط يمكّن الناس من اتخاذ إجراءات. نادرًا ما يحتاج موظفونا إلى التوقيع على عملهم. بدلاً من ذلك ، فهي مدمجة في هياكلنا التنظيمية والمشاريع.

5. التخطيط لدفع الفريق

نعتقد أن المهام غير المكتملة هي العدو. إنها فلسفة رسمتها من فلسفات التصنيع الهزيل ونظام إنتاج تويوتا. على سبيل المثال ، نشجع على إنتاجية قصيرة (الوقت من البداية إلى النهاية) وتجنب امتلاك "قوائم جرد" كبيرة للعمل المتبقي. عندما يبدأ شخص ما عملية صعبة ، يمكن للآخرين الانضمام إلى الجهد ودفع بعضهم البعض كفريق. معًا ، يمكنك إنهاء أي شيء تقريبًا.

6. تسخير الزخم

عندما يكون الجسم في وضع الراحة ، يكون من الصعب تحريكه مرة أخرى. نعلم جميعًا النضال من أجل النزول من الأريكة والذهاب إلى صالة الألعاب الرياضية. تنطبق نفس الفكرة على الفرق. عندما يكون لدى فريقك الطاقة والإنتاجية ، يكون من الأسهل الاستمرار. إذا كان الفريق عالقًا ، في انتظار الإجابات أو الدافع ، فمن الصعب إعادة تشغيل المحرك. استمر في الحركة وستتجنب مصائد الإنتاجية.

7. اعرض عملك

لدينا قاعدة واحدة للأيام التجريبية يوم الجمعة: يجب عليك إظهار عملك على المنتج المباشر. هذا يحفز الجميع على إنهاء ما بدأوه. كما أنها تكافئ التقدم الحقيقي ، مهما كانت المهمة صغيرة.

8. جعل المشاريع مرئية

يسرد البريد الإلكتروني اليومي لفريقنا جميع أخطاء المنتجات المفتوحة ويظهر من حل المشاكل الأخيرة. يريد الناس رؤية أنفسهم على الجانب "الثابت". من المثير تتبع التحسينات وخلق شعور بالمساءلة. هذا يبقي الجميع على الطريق الصحيح.

الأنظمة التي تساعدني في التخلص من التسويف

وإليك كيف أتجنب مصيدة الغد.

1. فصل العمل واللعب

عندما أجلس على مكتبي ، لا أفعل شيئًا سوى العمل. لن أفتح Facebook أو أقرأ مقالة عن الأعمال. لقد استغرق الأمر سنوات عديدة لتطوير هذه العقلية ، ولكنها الآن استجابة تلقائية. أذهب إلى العمل وأذهب إلى العمل. نحاول أيضًا الحفاظ على بيئة مكتبية هادئة ومنتجة تعزز التركيز والتدفق.

2. القيام أصعب مهمة أولا

ربما سمعت بأكل الضفدع. التعامل مع مهمتك الأكثر أهمية أو تعقيدًا على الفور هو نهج ناجح حقًا. من الأسهل التفكير جيدًا عندما يستريح دماغك ولا تدخل في إجهاد القرار.

3. استمتع بالمكافآت

البريد الوارد الفارغ يجعلني سعيدًا. معالجة البريد الإلكتروني ليست الجزء الأكثر إثارة في يومي ، لكني أحب هذا الشعور بالإنجاز والتحكم. يشعر الإشباع الفوري بالرضا ، لكن إنهاء ما تعتزم القيام به يبدو أفضل - وأنا أحاول دائمًا أن أتذكر أنه إذا كنت أميل إلى المماطلة.

4. تعيين حدود الوقت

يمكن أن تساعدك القيود التعسفية على البدء ، والتي غالبًا ما تكون أصعب مرحلة في أي مهمة. إذا كنت تكافح لتنظيف منزلك ، على سبيل المثال ، ابدأ بغرفة واحدة. يمكنك فقط الاستمرار وإنهاء كل شيء. حتى إذا لم تفعل ذلك ، فقد أنشأت زخمًا حقيقيًا. أو ، جرب تقنية Pomodoro ، حيث تعمل دون انقطاع لمدة 25 دقيقة ، ثم خذ استراحة قصيرة قبل تسجيل 25 أخرى. تضيف "pomodoros" بسرعة لتحقيق تقدم حقيقي.

5. اتبع أمر صارم

دائما أجيب على رسائلي الإلكترونية الأقدم أولا. أنا لا أتجول أبداً. يجبرني على معالجة القضايا والأسئلة على الفور ، بدلاً من حفظها لوقت لاحق. يمكنك أيضًا تجربة استراتيجية سينفيلد لتطوير سلسلة من الجهود اليومية غير المنقطعة.

قد لا تكون هذه الأساليب المناهضة للمماطلة مدمرة للأرض ، لكنها تعمل من أجلي - وهو أهم نصيحة على الإطلاق.

جرب بنفسك. جرب طرقًا مختلفة واعرف ما هو الأفضل.

تذكر أن التسويف أمر طبيعي وإنساني ، لذلك لا تضرب نفسك عندما تنزلق إلى حلقة الموت.

ما عليك سوى التقاط نفسك والتخلص من الضباب والتفكير في كيفية خدمة نفسك المستقبلية.

الآن إذا كنت ستعذرني ، فسأحجز بعض الوقت الجيد مع طبيب الأسنان.